Правовые основы введения и использования электронной подписи в делопроизводстве

ВВЕДЕНИЕ

В середине 70–х годов 20–ого века в стране началось развитие нормативно–правовой базы, регулирующей применение электронного документооборота и электронной подписи. Первые такие технологии появились в министерствах и ведомствах. К концу 20 века такой системой заинтересовались в предпринимательской деятельности. В связи с этим стала формироваться нормативно–правовая основа в законодательстве электронного документооборота и электронной подписи. Электронный документооборот использовался с помощью программных средств и передачи документов по сети «Интернет». Например, в то время, банками использовались программные средства, как «Клиент–банк», с помощью которых передавались электронные документы заверяющийся электронно–цифровой подписью. Передача таких документов производилась через информационную систему банка, а также глобальной сети «Интернет». Электронный документооборот и электронная подпись являются достаточно емкой деятельностью со сложным субъектным составом, требующей лицензирования, и обеспечения адекватного уровня защиты информационной безопасности в организациях, в различных аспектах (правовом, организационном и техническом).
Для функционирования работы электронного документооборота с применением электронной подписи в организации, необходимо обеспечить адекватный уровень защиты информационной безопасности. Например, одним из аспектов в информационной безопасности в организации, является нормативно–правовой базой, которая будет заключаться в рассмотрении законодательства в сфере электронного документооборота и электронной подписи в предпринимательской деятельности, а также написание своих инструкций, в организации основываясь на законы.
Актуальность исследования. Огромное количество цифровых технологий используется повсеместно, управление документами становится частью цифрового пространства. Развитие использования электронных услуг, интернет–сервисов и облачных технологий в условиях глобальной цифровизации делает обязательной цифровую идентификацию юридических и физических лиц. В этом случае необходимо принять меры по обеспечению использования электронных подписей хозяйствующими субъектами и гражданами и экономической гарантии легитимности.
Изоляция, вызванная пандемией коронавируса, привела к тому, что многие люди стали работать удаленно. Это привело к ускорению процесса появления и внедрения систем электронного документооборота во многих компаниях и необходимости цифрового подтверждения различных транзакций. Реформирование системы электронной подписи должно осуществляться в соответствии с принципами безопасности, надежности и защищенности. Это позволит обеспечить использование электронных цифровых подписей только в правовом поле и предотвратить их неправомерное использование.
Степень разработанности темы. Исследованиями в области применения электронной цифровой подписи занимались такие отечественные ученые, как: А.Х. Абрамов, Д.Г. Билалова, Н.Н. Магомедов, Е.В. Барашева, М.А. Дроздова, С.А. Клементьева, М.А. Лебедев, М.М. Миронов, С.С. Попов, Е.А. Родионова, А.В. Чернов и др. Несмотря на многочисленные исследования вопросы внедрения и использования электронной подписи в организациях остаются актуальными в современных условиях.
Предметом исследования являются правовые основы использования электронной подписи.
Объектом исследования в данной работе выступила технология использования электронной подписи в делопроизводстве.
Цель дипломной работы: комплексное исследование правовых основ введения и использования электронной подписи в делопроизводстве. Данная цель обусловила постановку следующего ряда задач:
изучить понятие «электронная подпись» и историю ее развития;
рассмотреть классификацию и область применения электронной подписи;
исследовать нормативно–правовые основы использования электронной подписи;
дать краткую характеристику деятельности предприятия ГУП ЛНР «Почта ЛНР»;
провести анализ внедрения электронной подписи в ГУП ЛНР «Почта ЛНР».
Методологическую основу исследования составляют методы анализа, синтеза, сравнительно–правовой, системно–структурной и формальнологические методы.
Структура работы включает введение, 2 главы, поделенные на параграфы, заключение и список использованных источников. Объем 38 страниц без учета приложений.


Глава 1. Теоретические и правовые основы использования электронной подписи

1.1. Понятие «электронной подписи» и история развития
В условиях цифровизации в настоящее время в России приобретает всё большее значение использование электронной цифровой подписи в электронном документообороте. Электронная цифровая подпись (ЭЦП) – это особый реквизит документа, который может установить отсутствие искаженной информации на электронном документе с этапа формирования этой подписи и доказать ее принадлежность данному владельцу [26]. Создание электронной цифровой подписи происходит с применением математического алгоритма для создания уникального кода на базе подписанного документа. Данный код непосредственно связан с личностью подписавшего и его можно легко проверить на подлинность, что дает огромное преимущество в ее защищенности и трудности в подделки.
В современных реалиях цифровизация в делопроизводстве проникла почти во все сферы деятельности людей, как в РФ, так и во многих других странах. Во многом цифровая зрелость является одним из базовых начал для успешного развития современного государства. Сегодня уже не существует организаций, которые только в бумажном виде вели бы свою документацию: функционирование гражданского общества и государственных институтов, а также повседневная жизнь граждан, становится невозможным без применения информационных технологий, в том числе, применения электронного документооборота. Молниеносная быстрота доступа к документам, оперативность принятия решений, возможность обработки и анализа, больших объемом информации – это лишь часть возможностей, которые предоставляют современные электронные системы. Главная роль в данном процессе отводится электронному документообороту и применению технологии электронной цифровой подписи, использование которой является одним из способов обеспечения цифровой безопасности [23].
Широкое использование хозяйствующими субъектами в сфере гражданского оборота средств электронного документооборота, дистанционного взаимодействия с контрагентами посредством электронного обмена информации через сети Интернет, электронных платежей и др. создало необходимость в обеспечении достоверности сведений электронных документов. А также изоляция, вызванная пандемией короновирусной инфекции, привела к возникновению большого количества людей, работающих в удаленном формате. Всё это привело к появлению во многих компаниях систем электронного документооборота, и для подтверждения проведения различных операций нужна электронная цифровая подпись [24].
Обеспечение достоверности сведений электронных документов, передаваемой информации и совершенных платежей, возможно, достичь, применяя криптографические средства защиты. Согласно Федерального закона от 06.04.2011 № 63–ФЗ «Об электронной подписи», создаваемая путем криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи, она позволяет определить владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие изменения информации [1]. Таким образом, электронная цифровая подпись используется в качестве подтверждения волеизъявления участников гражданского оборота как аналог собственноручной подписи на бумажном документе.
Необходимо вспомнить, что процесс внедрения и развития электронной цифровой подписи в Российской Федерации имеет более чем двадцатилетнюю историю: впервые понятие «электронная подпись» стало использоваться с введением в действие 10 января 2002 года закона № 1–ФЗ «Об электронной цифровой подписи» [1]. Но именно в настоящее время, в условиях цифровизации практически всех сфер деятельности человека электронная цифровая подпись оказалась наиболее востребованной. Особая социальная значимость этой проблемы и её государственный уровень подтверждается фактом принятия В.В. Путиным указа, согласно которому обозначены приоритетные направления в развитии информационного общества в РФ [3].
В федеральном законе №63 от 6 апреля 2011г. определяются, среди прочего, виды электронных цифровых подписей [1]. На сегодня существуют простая и усиленная электронная цифровая подпись. Вторая разделяется на усиленную квалифицированную и неквалифицированную. В качестве физического носителя электронной цифровой подписи выступает специальный токен. С его помощью можно подтвердить значимость документа и его неизменность в контексте дальнейшего использования. Если говорить о визуальном состоянии токена, то он выражен в виде флешки, где есть определенная защита. Данная форма предполагает определенные затраты пользователя на приобретение сертифицированного носителя. Для того, чтобы минимизировать подобные затраты, можно отказаться от токенов и создавать специальное приложение. Оно будет способствовать проведению дополнительной идентификации и аутентификации субъектов, имеющих право подписывать документ в электронной форме. Можно также внедрить дополнительные программные продукты, которые устанавливаются на устройстве и контролируют процедуру подписи необходимых документов. Всё это играет существенную роль для сохранения безопасности и конфиденциальности информации.
Электронные цифровые подписи применяют в различных сферах жизни общества. Практически каждый день человек использует простую электронную подпись, проводя некоторые банковские операции и приобретая государственные услуги. Для этого можно применять мобильные приложения. Говоря об усиленной электронной подписи, нужно отметить, что её применяют для сдачи в электронном виде отчетности в органы налогообложения или в пенсионный фонд. Усиленную электронную подпись можно применять при подаче документов в суд, а также в ходе участия в электронных торгах или при организации документооборота внутри конкретного предприятия. Немаловажную роль сегодня усиленная электронная цифровая подпись играет при взаимодействии с разными контрагентами, так как подтверждает подписание договора с ними [6]. Организуя внутренний документооборот, многие компании могут при сотрудничестве с контрагентами использовать неквалифицированную цифровую подпись, поскольку это основывается на доверительных и партнерских отношениях [11].
Квалифицированная электронная подпись – это самый надежный вид электронной подписи. Она отличается от неквалифицированной тем, что ее выпускают в удостоверяющем центре. Удостоверяющий центр уполномочен выдавать электронные подписи и осуществлять услуги по криптозащите информации. Эта организация прошла сертификацию ФСБ и аккредитацию у Минкомсвязи и ей доверяют государственные органы. Органы государственной власти, местного самоуправления и организации, обладающие определенными публичными полномочиями в соответствии с федеральными законами, обязаны предоставлять информацию в виде электронных документов, подписанных усиленной квалифицированной электронной подписью, или на бумажном носителе, в пределах своих полномочий. Исключение возможно в случаях, когда федеральными законами или нормативными актами, регулирующими деятельность в данной области, предусмотрен иной способ предоставления информации [2].
Человек может использовать электронную цифровую подпись для подтверждения своих личных документов по электронной подписи. В таком случае человеку не требуется приходить в нужный кабинет, например, налоговой службы, чтобы заверить свои документы и подтвердить их правильность через свою личную подпись. Сегодня электронная подпись может использоваться для заверения любых юридических документов человека без его реального присутствия в соответствующем органе или организации.
Также не стоит забывать о том, что электронная цифровая подпись – это очень удобный инструмент для коммерческой деятельности компании или индивидуального предпринимателя. При наличии электронной цифровой подписи сотрудник или руководитель компании может заверять юридические документы онлайн без распечатки и сканирования для отправки. К таким документам нужно отнести: официальные запросы или заявления, договоры и контракты, счета на оплату, сертификаты, исходящие письма, спецификации и так далее. Следовательно, компания может существенно сократить время принятия, подписания и дальнейшей работы по документу [8].